Checklist avant dépôt : 34 contrôles pour un appel d’offres de nettoyage

Les cinq contrôles à traiter en premier

Une checklist complète ne remplace pas une décision Go/No-Go. Commencez par les points capables de rendre la réponse impossible ou incohérente :

1. 1Échéance exacte et accès au profil acheteur
2. 2Visite et attestation lorsqu’elles sont exigées
3. 3Pièces et format imposés par le RC
4. 4Cohérence entre moyens, mémoire et prix
5. 5Dépôt terminé et accusé de réception conservé

Pour remonter du contrôle final à la préparation du dossier, suivez aussi la méthode complète en 7 étapes.

Contrôles 1–7

Cadrage

1. 01
   Date d’engagement de la consultation ou d’envoi de l’avis relevée et sourcée.Source à contrôler : Avis ou profil acheteur
2. 02
   Régime des critères environnementaux vérifié selon cette date et selon le RC.Source à contrôler : RC et article R2152-7
3. 03
   Date et heure limites, fuseau et éventuelle maintenance du profil acheteur vérifiés.Source à contrôler : RC
4. 04
   Date limite des questions et canal imposé vérifiés.Source à contrôler : RC
5. 05
   Visite obligatoire ou recommandée vérifiée ; attestation obtenue si elle est demandée.Source à contrôler : RC et annexes
6. 06
   Lots, variantes, options, prestations supplémentaires et reconduction identifiés.Source à contrôler : RC, AE et CCTP
7. 07
   Critères, sous-critères, pondérations et cadre de mémoire identifiés.Source à contrôler : RC

Contrôles 8–15

Conformité et candidature

8. 08
   Format, nombre de pages, poids, noms et arborescence des fichiers vérifiés.Source à contrôler : RC
9. 09
   Exigence et moment de la signature électronique vérifiés, sans supposer qu’elle est toujours obligatoire.Source à contrôler : RC
10. 10
    Langue, devise, durée de validité de l’offre et unité de prix vérifiées.Source à contrôler : RC et AE
11. 11
    DC1, DC2, DUME ou équivalents préparés uniquement selon le RC.Source à contrôler : RC
12. 12
    Pouvoir du signataire et habilitations vérifiés s’ils sont demandés.Source à contrôler : RC
13. 13
    Capacités économiques, financières, techniques et professionnelles justifiées.Source à contrôler : RC
14. 14
    Assurances, références, effectifs et matériels prouvés au format demandé.Source à contrôler : RC
15. 15
    Sous-traitance identifiée ; DC4 ou pièce équivalente préparée si elle est applicable et demandée.Source à contrôler : RC et DC4

Contrôles 16–21

Offre, prix et preuves

16. 16
    Acte d’engagement et annexes complétés sans modifier les clauses.Source à contrôler : AE
17. 17
    BPU, DPGF, DQE ou pièces financières complétés et cohérents entre eux.Source à contrôler : Pièces financières
18. 18
    Mémoire aligné sur le cadre imposé ou la grille de notation.Source à contrôler : RC
19. 19
    Méthodes, moyens, délais et engagements cohérents avec le chiffrage.Source à contrôler : CCTP, BPU et DPGF
20. 20
    Chaque chiffre, certification, référence et capacité possède une preuve vérifiée.Source à contrôler : Registre interne
21. 21
    Annexes autorisées, utiles, nommées clairement et citées dans le mémoire.Source à contrôler : RC

Contrôles 22–29

Qualité et dépôt

22. 22
    Tous les crochets, exemples fictifs et consignes colorées ont été supprimés.Source à contrôler : Contrôle interne
23. 23
    Pagination, renvois, sommaire et noms de fichiers contrôlés.Source à contrôler : Contrôle interne
24. 24
    PDF relu visuellement page par page et tableaux non coupés.Source à contrôler : Contrôle interne
25. 25
    Aucune donnée personnelle inutile n’est jointe.Source à contrôler : Contrôle interne
26. 26
    Compte et droits d’accès au profil acheteur testés avant le dernier jour.Source à contrôler : Profil acheteur
27. 27
    Antivirus, ouverture des fichiers et poids final contrôlés.Source à contrôler : Contrôle interne
28. 28
    Pli test ou préparation anticipée effectué sans valider par erreur.Source à contrôler : Profil acheteur
29. 29
    Dépôt final terminé avant l’heure limite.Source à contrôler : Profil acheteur

Contrôles 30–34

Après dépôt et sécurité

30. 30
    Accusé de réception, horodatage et copie exacte du pli conservés.Source à contrôler : Profil acheteur
31. 31
    Éventuelle demande de régularisation ou de précision surveillée sur le bon canal.Source à contrôler : RC et profil acheteur
32. 32
    Retour d’expérience consigné, quel que soit le résultat.Source à contrôler : Interne
33. 33
    Aucun mot de passe, secret ou donnée sensible inutile n’est présent dans les fichiers.Source à contrôler : Contrôle interne
34. 34
    Une seconde personne ou une relecture indépendante a contrôlé le pli si possible.Source à contrôler : Interne

Que faire si un contrôle échoue ?

1. Retrouver la sourceNotez le document, la page et la clause qui créent l’exigence.
2. Qualifier l’impactBloquant, à corriger, à faire confirmer ou réellement non applicable.
3. Attribuer une actionResponsable, échéance, fichier attendu et preuve de résolution.
4. Poser une questionUtilisez uniquement le canal et la date indiqués au RC lorsque le DCE est ambigu.
5. Recontrôler le pli finalNe validez le point qu’après vérification du fichier réellement déposé.